회사에서 한 부서의 실수가 다른 부서로 책임이 전가되는 상황은 조직 내 신뢰와 협력에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 특히, 고위 부서의 직원이 실수로 중요한 문서를 잃어버리고 이를 감추거나 은폐하다가, 정작 책임을 다른 부서로 돌리려 한다면 대응이 매우 민감해집니다. 이런 상황에서는 감정적 대응보다는 객관적 자료와 절차를 기반으로 대응하고, 조직 내 공정성과 자신 부서의 권리를 보호하는 전략이 필요합니다.
1. 증거와 사실 정리
먼저, 사건과 관련된 모든 증거와 사실을 명확히 정리해야 합니다. 바이어와의 확인 기록, 문서 전달 기록, 사인된 확인서, 이메일이나 메신저 내역 등 객관적 자료를 기반으로 사건의 흐름을 정리합니다. 예를 들어, “문서는 ○월 ○일 바이어 확인 후 우리 부서로 전달되었고, 담당자가 사인을 했습니다. 이후 다른 부서 직원이 문서를 잘못 처리한 기록이 있습니다”처럼 시간, 장소, 행위 주체를 구체적으로 명시합니다.
2. 정확한 사실 전달과 객관적 설명
상황을 다른 부서나 감찰팀에 설명할 때는 감정적 표현이나 비난 없이, 객관적 사실 중심으로 전달합니다. 예를 들어, “문서 전달과 확인 과정은 우리 부서 규정대로 진행되었으며, 바이어 확인 기록과 사인 서류가 존재합니다. 문제 발생 시점은 다른 부서 직원의 실수로 확인됩니다”와 같이 말합니다. 이렇게 하면 상대가 방어적이거나 발뺌할 때도 사실 근거로 대응할 수 있습니다.
3. 대화와 협력적 설득
상대 부서의 상사와 직접 대화해야 하는 경우, 협력적 언어를 사용하면서 사실을 확인하고 문제 해결에 초점을 맞춥니다. 예를 들어, “이번 문제를 빨리 해결하고 바이어 신뢰를 회복하는 것이 가장 중요합니다. 우리 부서에서 정리한 기록을 함께 확인하시겠습니까?”처럼, 책임 공방보다는 해결 중심으로 대화를 유도합니다.
4. 상위 관리자 및 감찰팀 활용
상대 부서가 계속 부인하거나 책임을 전가하려 한다면, 상위 관리자나 감찰팀에 객관적 자료를 기반으로 보고합니다. 이때 강조점은 ‘사실’과 ‘절차’입니다. “○월 ○일 바이어 확인, 우리 부서 전달 기록, 담당자 사인 등 자료를 첨부합니다. 문제 발생 시점과 책임 주체를 확인해 주시기 바랍니다”처럼 구체적 자료와 요청을 함께 전달합니다.
5. 단계적 대응과 기록 보존
대응 과정은 단계적으로 진행하며 모든 커뮤니케이션을 기록으로 남깁니다. 이메일, 메신저, 회의록 등 공식 기록은 추후 책임을 명확히 하는 데 중요합니다. 예를 들어, 회의에서 “문서 전달 경로와 확인 기록을 기반으로, 우리 부서는 정상 절차대로 진행했습니다”라고 발언하고, 회의록에 명시하도록 합니다.
6. 협조적 해결 강조
최종 목표는 책임 공방보다는 문제 해결과 조직 신뢰 회복입니다. “문서 회수와 바이어 확인을 빠르게 진행해 신뢰를 회복하는 것이 최우선입니다. 우리 부서가 기록과 자료를 제공하겠습니다”와 같이 협조적 태도를 보이면, 불필요한 갈등을 줄이고 문제 해결에 초점을 맞출 수 있습니다.
7. 요약 및 부서 책임 전가 대응
1) 사실 정리와 객관적 전달
대화를 시작할 때는 감정적 표현을 피하고, 사건 경과와 증거를 객관적으로 전달합니다.
예: “○월 ○일 바이어 확인 후 문서는 우리 부서로 전달되었고, 담당자가 사인을 완료했습니다. 이후 해당 문서는 다른 부서 직원이 처리하던 중 실수로 누락된 것으로 확인됩니다. 저희가 기록과 증거를 함께 보여드리면 사실 확인이 빠를 것 같습니다.”
2) 협력적 접근
상대 부서가 발뺌하거나 책임을 전가하려 할 때는 문제 해결 중심으로 대화를 이끕니다.
예: “이번 문제를 최대한 빨리 해결하고 바이어 신뢰를 회복하는 것이 우선이라고 생각합니다. 저희가 정리한 전달 기록과 확인 서류를 함께 보시고, 다음 단계로 어떻게 진행할지 논의할 수 있을까요?”
3) 상위 관리자·감찰팀 활용 안내
상대가 계속 부인할 경우, 객관적 절차를 강조하며 상위 관리자나 감찰팀에 보고하는 필요성을 언급합니다.
예: “문서 전달 경로와 바이어 확인 기록 등 모든 자료를 첨부했습니다. 문제 발생 시점과 책임 주체를 감찰팀에서 객관적으로 확인해 주시는 것이 좋겠습니다. 저희는 자료 제공과 협조에 적극적입니다.”
4) 문서 기록과 회의 활용
모든 발언과 자료 전달을 공식 기록으로 남기는 것이 중요합니다.
예: “이번 회의에서는 문서 전달 경로와 확인 기록을 기준으로 논의하고, 회의록에 기록하도록 하겠습니다. 이렇게 하면 모든 절차가 명확하게 남게 됩니다.”
5) 협조적 해결 강조
대화 마무리에서는 협조와 문제 해결을 최우선 목표로 제시합니다.
예: “우리 부서는 기록과 자료를 준비했고, 빠른 문서 회수와 바이어 확인을 통해 신뢰를 회복하는 데 협조할 준비가 되어 있습니다. 함께 진행 방법을 정리하면 좋겠습니다.”
6) 대화 진행 시 유의 사항
감정적 언급이나 비난은 피하고, 사실과 증거 중심으로 발언
상대가 발뺌할 때는 객관적 기록을 근거로 반복 안내
해결과 협조를 강조하여 불필요한 책임 전가 방지
한 부서의 실수를 다른 부서에 전가하려는 상황에서 가장 중요한 것은 감정적 대응을 피하고, 객관적 사실과 증거를 기반으로 대응하는 것입니다. 모든 사건 기록을 정리하고, 협력적 언어와 단계적 대응, 상위 관리자나 감찰팀 활용을 통해 책임 소재를 명확히 하면서 문제 해결을 중심으로 대응하면, 부당한 책임 전가를 방지하고 조직 내 신뢰와 공정성을 유지할 수 있습니다. 이렇게 접근할 때, 단순히 방어하는 것을 넘어 실질적인 해결과 조직 안정성을 동시에 확보할 수 있습니다.